你是否想在你看到一篇非常精彩的文章转发给你的亲朋好友呢？但如果用邮件群发，收件人一眼就看出这封是群发邮件，感觉太形式化；如果一封封地发邮件，效率低下。其实用Outlook提供的邮件合并功能就能两全齐美的方法地解决邮件群发这个问题。
邮件群发第一步：在Outlook中切换到“联系人”标签，选择“工具”→“邮件合并”菜单，打开“邮件合并联系人”窗口。当然前提是要想在Outlook中使用邮件合并功能，必须要求收件人在你的联系人列表中，否则该菜单处于灰色不可选状态。
邮件群发第二步：在“联系人”栏选择要发送的联系人，在“合并选项”栏的“合并到”下拉列表中选择 “电子邮件”，设置完毕后确认。这时候会自动打开多出一个“邮件合并”工具栏的Word，在这里撰写邮件。若你的收件人不在 Outlook联系人中，而是在Excel、Access文件里，你也可以在“邮件合并”工具栏单击“打开数据源”按钮，选择收件人名单所在的文件即可。
邮件群发第三步：邮件群发撰写还具有预览功能，在撰写过程中你可以单击“邮件合并”工具栏上的“合并到新文档”按钮加以预览，如果确认无误则点击“合并到新邮件”按钮，在弹出的窗口中将“收件人”一项设置为“昵称”，在“主题行”中为邮件设置一个主题，设置完毕后确认。
邮件群发第四步：撰写邮件的时候，只要我们借助“邮件合并”工具栏上提供的按钮来达到让不同用户的邮件更具个性化目的。比如我们要求邮件的大概格式是：“尊敬的×××：您好，您订的商品我们将及时送到贵公司地址×××，望查收！”这里就存在两个地方的不同，对于第一部分，我们可以单击“插入域”按钮，选择“名字”，最后单击插入，而对于第二部分则选择“地址”。这时候Outlook会自动将这些针对不同收件人有不同内容的邮件群发一一发送出去！

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